多くのオフィスに設置されているコピー機。その性能は、製品によって様々。メーカーによっても大きな違いがあります。色彩表現に優れたもの、コストに優れたもの、操作性に優れたものなど、自社に合わせて導入することで、業務の効率化やコスト削減に繋がります。

コピー機を選ぶ時に重要になる要素の1つが、「現行機種かどうか」です。つまり、現在市場で流通しているかどうかというのは、使用感に大きく関わります。

現行機種のメリット

現行機種の特徴は、他の多くのコピー機に比べて新しいこと。多くのものは、常により良く、使いやすいように作られます。コピー機も例外ではありません。古いものよりも、新しいもののほうが多くのニーズを取り入れ、これまでの欠点を改善した製品が販売されやすいです。このため現行機種は、従来のコピー機に比べてスペックが高いというメリットがあります。

例えば、印字品質に優れている、1枚あたりの印刷スピードが速い、電源ボタンを押してから立ち上がるまでの時間が短いなど、品質やスピードの面で優れています。

また、現行機種には従来のコピー機にはない機能が搭載されていることがあります。昨今は様々なことをスマートフォンでできるようになっています。コピー機についても、現行機種はスマートフォンと連携することができる製品があります。スマートフォンに保存したデータを簡単にプリントできたり、コピー機でスキャンした内容をスマートフォンに送ったりできます。

この他、アプリによって機能を拡張することも可能です。

現行機種を導入すべきか？

企業が業務をより効率的に行えるように、様々な工夫が取り入れられ、改良が重ねられているコピー機。このため現行機種を導入するべきと考える企業は多いでしょう。スマートフォンの使用に慣れている社員が少ない、コピー機を使いこなせないなどの事情がなければ、現行機種を導入するべきと言えます。やはり、企業で重要な品質とスピードの面が、従来のコピー機より優れているのは大きいでしょう。

ただし、スペックが高いだけあり、現行機種の導入には大きなコストがかかります。コストの問題がネックになって、現行機種の導入を見送っている企業もあるかもしれません。

使用頻度によりますが、コピー機のコストに悩んでいる場合、レンタルを利用することも視野に入れてみてはいかがでしょうか。毎月のコピー枚数が少ない場合や、一時期のみコピー機を使用したい場合などは、導入に大きなコストがかからないレンタルのほうがおすすめです。

法人向けにコピー機をレンタルしている「レンコピ」は、キャノンや富士ゼロックス、コニカミノルタ、リコーなど、有名メーカーのコピー機を多数取り揃えています。加えてレンコピでは、現行機種をレンタルできます。メーカー保守もついているので、万が一トラブルが起きた場合も安心です。